Rekisteriselosteet

Tässä dokumentissa on kaksi rekisteriselostetta:
Asiakasrekisteri
Kameravalvontarekisteri
Rekisteriselosteet tulee olla laadittuna henkilötietolain 523/1999 perusteella.

Asiakasrekisteri

1. Rekisterin pitäjä
Hotelli Helka, Hotelliyhtymä Oy Pohjoinen Rautatienkatu 23 00100 HELSINKI

2. Rekisterinhoitaja
Jukka Räisänen, toimitusjohtaja

3. Rekisterin nimi
Hotelli Helkan asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

– varausten hoitaminen

– maksaminen, maksujen valvonta ja perintä

– rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi

– rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

– asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekeminen ja
kokoustilojen varaaminen

– asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen ja ruokailuun liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen

– kanta-asiakasohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti

– kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen

– kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti.

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

– asiakastiedot: nimi, syntymäaika, asiakasnumero, yhteystiedot (esim. puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä sekä laskutusyhteystiedot

– asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot

– varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)

– palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot ja tieto, mistä hotellista tai ravintolasta asiakas on ostanut palvelun

– asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esim. huoneen tai pöydän savuttomuus, huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista

– asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot

– asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin

– lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot

– harrastus- ja kiinnostustiedot

– muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)

– tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun saamiseksi tarpeelliset tiedot

– kanta-asiakaskorttitiedot (esim. kortin numero ja voimassaoloaika)

– tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä korttikohtaisesti (esim. yöpymiset ja ostot)

– kanta-asiakkaan ansaitsemat pisteet ja niiden perusteella saadut edut

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietolähteet ovat:
– hotellin varaus ja laskutusjärjestelmät

– asiakkaan kanssa käydyt sähköposti- ja puhelinkeskustelut

– Hotelli Helkan ja sen kumppaneiden www –palveluihin asiakkaan toimesta syötetyt tiedot.

Tiedonkeruu
Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä huone-, pöytä- tai kokouspalveluvarauksia puhelimella, faxilla, sähköpostilla tai www-sivujen kautta.

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE
Rekisteriseloste on nähtävänä Hotelli Helkan internet-sivuilla sekä hotelin vastaanotossa osoitteessa Pohjoinen Rautatiekatu 23, Helsinki.

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Hotelli Helkaan yllä mainittuun osoitteeseen. Asiakas voi myös käydä Hotelli Helkassa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Hotelli Helka toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti Hotellissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Hotellin.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus: Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO
Manuaalista aineistoa säilytetään kunnes tiedot on syötetty asianmukaisiin järjestelmiin. Manuaalinen aineisto tuhotaan sen käytyä tarpeettomaksi.

B ATK:ssa KÄSITELTÄVÄT TIEDOT
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Hotelli Helkan palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedot sijaitsevat Hotelli Helkan suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Kameravalvontarekisteri

1. Rekisterin pitäjä
Hotelli Helka, Hotelliyhtymä Oy Pohjoinen Rautatienkatu 23 00100 HELSINKI

2. Rekisterinhoitaja
Jukka Räisänen, toimitusjohtaja

3. Rekisterin nimi
Hotelli Helkan kameravalvontarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hotellin yleisissä tiloissa toteutettu kameravalvonta muodostaa henkilötietolain (523/99) mukaisen henkilötietorekisterin. Lisäksi kameravalvonnassa noudatetaan Lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Rekisterin (kuvatallenteiden) avulla Hotelli Helka voi huolehtia henkilöturvallisuudesta, kiinteistössä tapahtuvan liiketoiminnan turvallisuudesta, henkilökuntaan ja omaisuuteen kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä, kiinteistön kunnon ja järjestyksen ylläpidosta.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §
Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisältönä on valvontakameroiden kuvamateriaali, johon on lisätty tarvittavaa teknistä tietoa kuten kameran sijainti ja kuvaushetken päiväys ja kellonaika.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoa rekisteriin tuottaa Hotelli Helkaan asennettu kameravalvontajärjestelmä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin tietolähteisiin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Vastaanotossa kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta. Muutoin tietoja ei käytetä tai luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Jokaisella on henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus henkilörekisterissä oleviin itseään koskeviin tallenteisiin, kuvaan ja ääneen. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö voidaan esittää joko omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona käymällä. Pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen olisi tapahtunut. Pyynnön esittäjän suositellaan liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma kuvansa. Tarkastusoikeus toteutetaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Tarkastuspyyntöä koskevan ajankohdan tallenteet säilytetään normaalista säilytysajasta poiketen pidempi aika, kunnes tarvetta aineistolle ei enää ole.

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE
Nauhoittavasta kamaravalvonnasta on ilmoitus sisäänkäyntien yhteydessä.

Rekisteriseloste on nähtävänä Hotelli Helkan internet-sivuilla sekä hotellin vastaanotossa osoitteessa Pohjoinen Rautatiekatu 23, Helsinki.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO
Rekisteriin ei liity manuaalista aineistoa.

B ATK:ssa KÄSITELTÄVÄT TIEDOT
Rekisteriin liittyvät tallentimet ja aineiston säilytys on lukitussa tilassa.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Hotelli Helkan palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tiedot sijaitsevat Hotelli Helkan suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Rekisterin tiedot (nauhoitteet) säilytetään enintään 3 kuukautta. Mikäli säilytysaikana tulee ilmoitus tapahtuneesta vahingonteosta tai muusta rikoksesta, nauhoitusta säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittavan ajan.